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Gestionar un proyecto con éxito es un reto, especialmente cuando los cambios de alcance no planificados y las prioridades cambiantes se han convertido en una parte natural de la vida laboral. Yo también creo que el medio ambiente de hoy cambia con demasiada frecuencia y con demasiada rapidez.

Sin embargo, a pesar de todo el ritmo disruptivo del cambio, la gestión efectiva del proyecto sigue siendo una prioridad #1 para cualquier gerente o equipo del proyecto. Eso significa que no importa qué tipo de adversidad o desafío pueda enfrentar, usted tiene que lograr resultados insuperables en la gestión de sus proyectos y procesos de gestión del proyecto. Por suerte, el año 2019 ha traído nuevas esperanzas de hacer las cosas de una manera mejor.

Según las estadísticas recientes de gestión de proyectos , la tendencia hacia el trabajo a distancia, la gestión colaborativa del trabajo y el software de gestión de proyectos continúa. De hecho, las personas u organizaciones que utilizan cualquier tipo de herramienta de gestión de trabajo son significativamente mejores en la ejecución de proyectos, manteniéndose en el horario y cumpliendo los estándares de calidad esperados.

La tecnología ha hecho que la gestión de todo, desde la iniciación del proyecto hasta la finalización final del proyecto, sea más eficaz y conveniente. Si usted es como la mayoría de los gerentes de proyectos de la industria, probablemente ya esté pensando: “¿Cómo administrar un proyecto con eficacia? ” y buscando su primera o próxima solución de gestión de proyectos.

Según algunas encuestas recientes:

  • Sólo el 50% de las organizaciones comprenden plenamente el valor de la gestión del proyecto. (Fuente: PMI )
  • En el Reino Unido, sólo el 37% de los equipos informaron que completaban proyectos a tiempo con más frecuencia que no. (Fuente: Wellingtone )
  • El 59% de los trabajadores estadounidenses estuvieron de acuerdo en que la comunicación es el mayor obstáculo para el éxito del proyecto, seguido por la rendición de cuentas (29%). (Fuente: Atlassian )
  • Según se informa, el 60% de las organizaciones utilizan gestores de proyectos subcontratados y contratados para gestionar sus proyectos con éxito. (Fuente: PMI )
  • El 17% de los proyectos van tan mal que a menudo amenazan la existencia de la empresa/equipo. (Fuente: McKinsey & Company )

Claramente, las cosas no son perfectas en el mundo de la gestión de proyectos. Sin embargo, hay una encuesta similar que destaca una solución clave al problema.

  • El 97% de las organizaciones cree que la gestión de proyectos es muy importante para el rendimiento empresarial y el éxito organizacional. (Fuente: PwC )
  • El 90% de las empresas dijo que el uso de software de código abierto aumentaba su eficiencia, interoperabilidad e innovación. (Fuente: Black Duck Software )
  • El 66% de los gerentes de proyectos dicen que usarían el software de gestión de proyectos más ampliamente si contaran con el apoyo adecuado de la organización. (Fuente: Hive )
  • Intercambio de archivos, seguimiento de tiempo, integración de correo electrónico, gráficos Gantt y gestión del presupuesto son las cinco características más utilizadas y solicitadas en el software de gestión de proyectos. (Fuente: Capterra )

Esto es exactamente con lo que ProofHub le ayuda. Es un software de gestión y planificación de proyectos todo en uno que trae todos los aspectos de la gestión de proyectos en un solo lugar, ya sea la planificación de proyectos, la colaboración en equipo, la gestión de tareas, el intercambio de archivos, el seguimiento del tiempo y/o la prueba en línea.

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Índice

  • ¿Cómo administrar un proyecto desde el principio hasta el final?
      • Etapa 4: Monitoreo y control de proyectos
    • Garantizar la proactividad
    • Obtener conocimiento de la tecnología
      • 3. Le ayuda a convertirse en un mejor planificador
      • 4. Ayuda a definir metas y objetivos claros
      • 7. Ayuda a detectar asesinos de proyectos
      • 11. Hace la gestión del tiempo fácil
      • 12. Le ayuda a mantenerse ágil y cuerdo

¿Cómo administrar un proyecto desde el principio hasta el final?

En la gestión de los proyectos se realizan básicamente cinco fases de proceso, que son las siguientes:

Las 5 etapas del proceso de gestión de proyectos

Etapa 1: Iniciación del proyecto

Este es el comienzo del proyecto. Esta es la fase en la que el director del proyecto define el proyecto a un nivel amplio. Realiza un análisis detallado del proyecto para determinar si el proyecto es factible o no.

Etapa 2: Planificación de proyectos

Una vez que el director del proyecto está seguro de que el proyecto es factible, él / ella desarrolla una hoja de ruta que todos seguirán. La hoja de ruta es básicamente un plan de proyecto bien elaborado con S.M.A.R.T ( Específico, Medible, Attainable, Realistic, y Timely ) y C.L.E.A.R ( Colaborativo, Limitado, Emocional, Apreciable, y Refinable ) objetivos.

Lee también: Planificación inteligente de proyectos con una herramienta de gestión de proyectos

Una vez que el proyecto está planificado y programado, es hora de desarrollar y completar entregables. la etapa generalmente comienza con una reunión de “patada” donde los equipos involucrados son informados de su papel y responsabilidades asociadas.

Etapa 4: Monitoreo y control de proyectos

¿Cómo gestionar eficazmente un proyecto?

Hay varios factores internos y externos que pueden hacer que un proyecto se descarrile. Tomando algunas precauciones, será mucho más fácil llevar su proyecto al éxito. Aquí hay 3 consejos simples para ayudarle a gestionar los proyectos de manera más eficaz y asegurar el éxito de la gestión del proyecto.

  • Mantener el fluido de comunicación

  • Obtener conocimiento de la tecnología

“Traiga una nueva manera de gestionar el trabajo. ¡Prueba ProofHub!”

Más información:

  • 10 retos comunes en la gestión de proyectos (y cómo resolverlos)
  • 21 Mejores aplicaciones de gestión de proyectos de comparación y reseñas de 2019

ProofHub tiene todo lo que necesita (o puede necesitar) para administrar un proyecto de manera efectiva de principio a fin. Ya sea que sea un director de proyecto o un miembro del equipo, ProofHub le ayuda en los 5 pasos de gestión de proyectos (iniciación, planificación, ejecución, supervisión y cierre), y así es como lo hace.

¿Sabías que un empleado regular desperdicia más de 20,5 horas a la semana leyendo y respondiendo a correos electrónicos? Esto representa más de 1.000 horas cada año, lo que resulta ser 47.000 horas durante toda la carrera. Sólo piensa en el tiempo que podrías ahorrar si tuvieras algo más simple para gestionar tus proyectos.

La clave para un proyecto exitoso reside en la planificación adecuada.PruebaHub te da todas las superpotencias necesarias para planificar tus proyectos de la manera más eficiente posible.Comienza la lluvia de ideas sobre los proyectos utilizando discusiones en línea, en lugar de perder tiempo en reuniones regulares.

Una vez que el proyecto está en marcha, puede mantener un ojo claro en todo lo que está sucediendo en el proyecto utilizando gráficos Gantt. Los gráficos Gantt le permiten establecer dependencias de tareas entre tareas relacionadas, proporcionar una imagen clara del porcentaje de progreso de tareas, fecha de inicio y fin de cada tarea y casi toda la otra información importante que necesita para planificar sus proyectos y recursos de manera eficiente.

La mejor parte es que en caso de que quieras mantener estas fechas importantes limitadas a ti mismo, puedes marcarlas como privadas para que nadie más pueda verlas. ¡De esta manera puedes preparar un horario para tu día, semana y así sucesivamente!

Usted necesita establecer claramente “qué” es decir, meta y “cómo” es decir, objetivo para el proyecto para que todo el mundo sabe lo que están involucrados en. Con ProofHub, se obtiene una visión más clara y racionalizada de todo el proyecto que ayuda a establecer metas y objetivos realistas.

Para una gestión exitosa del proyecto, es importante encontrar una manera más rápida y fácil de mantener a todos en el bucle para comunicarse eficazmente y compartir actualizaciones frecuentes. Los correos electrónicos semanales y los hilos de correo electrónico no son suficientes. Necesitas algo mejor – como las muchas características colaborativas que ofrece ProofHub.

8. Crea una línea de tiempo para todo lo relacionado con el proyecto

Para asegurarse de conocer los eventos que ocurren en un proyecto de su serie, ProofHub le da una línea de tiempo del proyecto.Puede ver la línea de tiempo para obtener una imagen clara de lo que sucedió en el proyecto, y quién ha hecho una actualización sobre el proyecto, y cuándo se hizo esa actualización.

9. Le ayuda a organizar los archivos, en lugar de conseguir que te entierren bajo ellos

10. Le ayuda a mantenerse al tanto de las actualizaciones

¿Quieres obtener una actualización rápida sobre el progreso del proyecto? En lugar de grabar un correo electrónico, sólo tienes que ir a través de los informes del proyecto.¿Quién está haciendo qué y cuánta carga de trabajo ‘X’ miembro del equipo tiene sobre sus hombros? Obtenga una imagen clara de esto en los informes de recursos.

En ProofHub, incluso puede seleccionar parámetros de su elección para crear informes personalizados con los datos que desee. Simplemente elija los detalles que le interesen, crear informes personalizados, descargarlos y analizarlos en las discusiones de su equipo para obtener una visión más clara del rendimiento de su equipo y el progreso de su proyecto.

11. Hace la gestión del tiempo fácil

El tiempo es dinero – es tan simple como eso. Y, para ayudarle a hacer un seguimiento de lo bien que sus equipos están utilizando este recurso irremplazable. ProofHub le da una herramienta de gestión del tiempo fácil de usar. Como gerente, usted puede establecer horas estimadas para una tarea para dar a los miembros del equipo una idea sobre cuánto tiempo necesitan para invertir en una tarea en particular.

De esta manera, los procesos de negocio siguen siendo ágiles, se puede ver la rapidez con que progresan las tareas y se pueden identificar fácilmente los cuellos de botella, si los hay, en un proyecto. Al mismo tiempo, las cosas se vuelven más transparentes a medida que todo el mundo ve quién está trabajando en qué tareas y cuál es el estado de progreso en su tarea.

13. Te ayuda a celebrar el éxito

Como en ProofHub, tienes un espacio dedicado para hacer Anuncios para reconocer los logros de tu equipo, como completar el proyecto antes de lo previsto. Y no es sólo para cosas relacionadas con el trabajo, también puedes dar deseos de cumpleaños, celebrar aniversarios de trabajo e incluso compartir un próximo evento / actividad utilizando anuncios de ProofHub.

¡Espera! ¡Hay más!

¿Qué herramientas de gestión de proyectos utilizas? ¿Has elegido las herramientas adecuadas? ¿Estás listo para hacer de 2020 un año dedicado a una mejor gestión y una mayor productividad? Bueno, si no lo estás, entonces permite que ProofHub ayude.

Sandeep Kashyap es el fundador y CEO de ProofHub, un software líder en gestión de proyectos y colaboración. Él siempre busca ideas innovadoras sobre cómo llenar la brecha de comunicación entre grupos, equipos y organizaciones. Lo encontrarás diciendo, “¡Vamos!” en lugar de “¡Vamos!” muchas veces al día. Eso es lo que le hace escribir sobre liderazgo de una manera en que las personas se inspiran para soñar más, aprender más, hacer más y convertirse en más.

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