Gestión de cartera de proyectos definida

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Índice

  • 1 Gestión de cartera de proyectos definida
  • 2 18 KPI de gestión de cartera de proyectos para medir el rendimiento de los OMP
  • 3 Proceso de gestión de carteras de proyectos
  • 4 El viaje a la gestión ágil de carteras

La gestión de carteras de proyectos (PPM) se refiere a un proceso utilizado por los gerentes de proyectos y las organizaciones de gestión de proyectos (PMO) para analizar el rendimiento potencial de la realización de un proyecto. Organizando y consolidando cada pieza de datos sobre proyectos propuestos y actuales, los gerentes de carteras de proyectos proporcionan pronósticos y análisis de negocios a las empresas que buscan invertir en nuevos proyectos.

La gestión de la cartera de proyectos da a las organizaciones y a los administradores la capacidad de ver el panorama general.

  • Ejecutivos – saben a qué gerentes de proyectos llegar
  • Gestores de proyectos – fácil acceso a los miembros del equipo
  • Miembros del equipo – mejora de la comunicación con el liderazgo y otros compañeros de equipo
  • Interesados – mantenidos en el bucle con retroalimentación confiable y consistente

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Solución de gestión de recursos de cartera de Planview

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Tomar riesgos informados

Tomar riesgos es una parte inherente del negocio. Sin embargo, al tomar un riesgo, es importante recordar que los riesgos mayores no siempre equivalen a mayores recompensas. El riesgo vs. la recompensa se reduce a la toma de decisiones inteligentes.

Utilice tableros de gestión de cartera de proyectos para gestionar proactivamente el progreso, los riesgos y los problemas para aumentar la ejecución a tiempo.

Comprender los riesgos; cosechar mayores recompensas

El proceso de gestión de la cartera de proyectos ayuda a las empresas a predecir resultados y planificar proyectos que ofrezcan los mejores resultados.

  • ¿Tengo los recursos/presupuestos disponibles para asumir este nuevo proyecto?
  • ¿Hay un proyecto similar en mi cartera que pueda usar para modelar después de este?
  • ¿Qué proyectos actuales podrían actuar como una barrera para completar este proyecto?
  • ¿Son realistas las expectativas de las partes interesadas? ¿Dónde podemos comprometernos?
  • ¿Este proyecto ayuda a alcanzar nuestros objetivos generales como organización?

Mitigación de riesgos

Utilizando PPM, los directores de proyectos y los OMP tienen una visión global de cada proyecto. Cuando se presenta cada elemento de un proyecto, los problemas pueden predecirse antes de que ocurran.

El proceso de gestión de la cartera proporciona a las organizaciones la previsión necesaria para identificar los posibles riesgos y adoptar las medidas necesarias, lo que ayuda a una empresa a gestionar los riesgos de manera proactiva, permitiendo a los equipos estimar de manera realista los posibles retrasos y adoptar medidas para prevenir o mitigar esos riesgos, en caso de que resulten inevitables.

  • Alineación de cada proyecto propuesto con los objetivos generales de la organización
  • Suministro de datos mensurables utilizados para sopesar los riesgos frente a las recompensas
  • Determinación de posibles cuellos de botella y defectos de diseño en más de un nivel
  • Reconciliar el ancho de banda del equipo con la cantidad de trabajo por hacer

Gestión de carteras de proyectos vs. Gestión de proyectos

En el nivel más básico, el PPM y la gestión de proyectos difieren según el número de proyectos. La gestión de proyectos se centra en el camino hacia la finalización de un proyecto individual, mientras que la gestión de la cartera de proyectos toma en consideración cada proyecto o proyecto potencial y su viabilidad para alcanzar los objetivos generales de negocio.

Pero, ¿qué es un sistema de gestión de carteras? Un enfoque considera la gestión de carteras de proyectos como el proceso que sienta las bases para una gestión de proyectos más eficiente.

El proceso de gestión de carteras apoya los fundamentos de la gestión de proyectos al ofrecer un camino claro hacia el establecimiento de prioridades que permita a los directores de proyectos crear calendarios flexibles.

He aquí algunas maneras en que el proceso de gestión de carteras ayuda a apoyar los fundamentos de la gestión de proyectos:

  • Evita desastres de gestión de proyectos señalando proyectos buenos frente a proyectos malos, el ROI y el valor proyectado que el proyecto podría tener para la organización
  • Ofrece un camino claro hacia el establecimiento de prioridades que permite a los directores de proyectos crear horarios flexibles
  • Lista de los miembros del equipo y los directores de proyectos disponibles
  • Ayuda a asignar valor monetario a un proyecto, haciendo que los presupuestos del proyecto firme

El PPM eficaz ayuda a la gestión de proyectos a convertirse en un camino más fácil para viajar. Cuando se utiliza en tándem, son invaluables para una organización.

La gestión de la cartera de proyectos establece una metodología utilizada para predecir posibles problemas, examinar los progresos realizados en la consecución de los objetivos operacionales, gestionar los presupuestos y abordar las preocupaciones de los interesados, lo que permite a los directores de proyectos realizar un seguimiento de la ejecución con precisión.

Vea el cuadro grande

Aproveche datos e ideas en su sistema de gestión de cartera de proyectos para tomar decisiones estratégicas que se centren en la entrega de lo que más importa.

La gestión de la cartera de proyectos ofrece a las empresas una visión a la vista de los proyectos futuros, actuales y pasados. Al ver el panorama general de cómo un proyecto propuesto encajará en las metas y objetivos de la organización, las empresas pueden tomar mejores decisiones sobre qué proyectos elegir y qué iniciativas generarán el mayor rendimiento.

Herramientas para la gestión de carteras de proyectos

Aunque hay muchos tipos de herramientas de gestión de cartera de proyectos, las mejores:

  • Acomodar la gestión de la cartera de proyectos a nivel institucional
  • Ofrecer interfaces y funciones fáciles de usar
  • Ofrecer funciones mejoradas en línea para la colaboración y comunicación a distancia
  • Proporcionar informes y análisis robustos

Software de gestión de carteras de proyectos empresariales fácil de usar

Las herramientas de PPM empresariales le permiten utilizar un recurso con múltiples funcionalidades en todo el negocio. Las herramientas de cartera empresarial disminuyen la dependencia de múltiples aplicaciones que pueden aumentar los flujos de trabajo y confundir. Debido a que la gestión de cartera de proyectos es intrínsecamente compleja debido a lo mucho que se está gestionando a la vez, es importante seleccionar una herramienta de gestión de proyectos empresariales que sea simple y fácil de usar para todos en la organización, no solo para los primeros adoptantes.

Esto puede ser más fácil de decir que de hacer: Asegúrese de buscar herramientas que minimicen los gastos generales, el esfuerzo manual y la documentación excesiva, optando por una herramienta que ofrezca diseño intuitivo, funcionalidad simple y una aplicación móvil que permita a todos en su organización acceder a la herramienta, dondequiera que estén.

Centro centralizado de comunicaciones

A menudo las empresas y organizaciones que asumen múltiples proyectos tienen empleados y miembros del equipo trabajando remotamente. Cuando usted tiene varios miembros del equipo trabajando desde múltiples ubicaciones, la comunicación efectiva puede ser difícil.

Las mejores herramientas de gestión de cartera de proyectos son accesibles en línea, eliminando barreras de comunicación. Cuando la comunicación se racionaliza a través de un centro central, usted puede:

  • Conectar y coordinar con todos los miembros del equipo y proporcionar actualizaciones de estado en tiempo real
  • Seguimiento, intercambio y almacenamiento de datos, archivos y retroalimentación
  • Responder preguntas y resolver problemas más rápido
  • Mina rápida y fácilmente los datos que se pueden compartir con las partes interesadas

Un paso adelante con una mejor presentación de informes

Ofrezca a los ejecutivos informes y análisis sencillos, robustos y flexibles para mejorar la eficiencia de la gestión de carteras de proyectos.

Una buena herramienta de gestión de la cartera empresarial debería ofrecer opciones sólidas de presentación de informes.Los datos de los informes proporcionan a los ejecutivos y administradores una perspectiva que les permite predecir qué proyectos pueden requerir recursos excesivos al destacar proyectos activos o circunstancias que pueden actuar como impedimentos para los objetivos de la organización.

Las herramientas de reporte PPM también permiten a las compañías monitorear activamente cada faceta de los proyectos actuales y potenciales de la organización, incluyendo presupuestos, pronósticos y análisis de riesgo / recompensa.

Cuando se superan los presupuestos de proyectos individuales, el uso efectivo de herramientas de PPM puede ayudar a una empresa a ver los impactos potenciales en otros proyectos y determinar si seguir adelante con un proyecto que ya está sobre el presupuesto planteará un problema en términos de excesos financieros multiplicados en otras áreas.

La presentación de informes hace que la gestión de la cartera de proyectos sea fáctica e informada, lo que a su vez ayuda a establecer expectativas dentro de la empresa en cuanto a qué proyectos deben y no deben seguir adelante.

Video: Gestión de cartera de proyectos definida

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