Cualquier negocio que se venda en persona tendrá un ‘punto de venta’, comúnmente abreviado ‘POS’. En esencia:

POS es la configuración que tiene en su lugar para procesar los pagos cara a cara de los clientes.

POS no es una máquina o proceso independiente, es una constelación de cosas que juntos le permiten procesar las transacciones orientadas al cliente de manera eficiente y agilizar los procesos comerciales relacionados con sus ventas.

La configuración variará en apariencia y funcionalidad dependiendo de su elección de tecnología, qué métodos de pago acepta, si imprime recibos en papel, cómo registra las ventas y organiza la contabilidad al final del día, y los sistemas de inventario que tiene instalados para sus productos.

Volvamos a lo básico y hablemos sobre cómo se han procesado las transacciones de los clientes, en qué consiste un sistema de POS, y toquemos algunas de las opciones ahora disponibles para las empresas.

Sistemas POS entonces y ahora

Hace sólo unas décadas, un sistema de puntos de venta era, en su forma más básica, una caja registradora. Las cajas registradoras más tempranas ni siquiera “saber” lo que los productos cuestan. La persona que opera la caja entraría manualmente los precios de los artículos comprados, a menudo con la ayuda de billetes de precio.

Ellos entonces tomarían el dinero, lo colocarían en el cajón del efectivo y entregarían al cliente un recibo de papel. En algunos casos, el único registro de la transacción sería la copia en papel del rollo de la caja.

A medida que evolucionaban los sistemas de puntos de venta, se volvieron más informatizados, almacenando una base de datos de productos en un servidor informático.

A menudo, incluirían un lector de códigos de barras por lo que no hay necesidad de entrada manual de precios, al mismo tiempo que se almacenan los detalles de transacción electrónicamente.

Caja registradora de mayor generación con impresora de recibo incorporada y entrada de precio manual.

Hoy en día, las cosas son mucho más sofisticadas. Si bien algunos minoristas todavía utilizan sistemas como los descritos anteriormente, muchos están pasando a sistemas avanzados basados en la nube POS donde los datos se almacenan en línea.

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Componentes clave de un sistema POS

Los sistemas POS modernos consisten en componentes de hardware y software. El software es lo que registra, procesa y almacena los detalles de las transacciones, pero hay diferencias cruciales en la forma en que se almacena y utiliza entre los diferentes sistemas de software POS.

Programas informáticos

Todos los sistemas POS modernos tienen una interfaz frontal para el punto de venta y un motor (a veces llamado ‘backoffice’ o ‘dashboard’) para las funciones de análisis y gestión entre bastidores.

El personal que procesa las transacciones utiliza la interfaz de interfaz, normalmente en una pantalla de pantalla táctil o tableta. El motor se accede por separado en un navegador o ventana de aplicación, ya sea en el mismo dispositivo o ordenador o dispositivo móvil separado.

Independientemente de su tipo de software POS, estos dos se conectarán y sincronizarán, pero hay dos formas siguientes de almacenar los datos:

In situ

  • Requiere que usted compre una o más licencias de software.

Basado en la nube

  • El sistema está alojado en línea, es decir, los datos se almacenan en los servidores de Internet de su proveedor de POS, lo que le permite acceder a él desde cualquier navegador informático.
  • También se llama software como servicio (SaaS), este sistema es mantenido y actualizado automáticamente por su proveedor de POS, aunque siempre se recomienda que esté utilizando la última versión de la aplicación POS.

Durante un tiempo, el software POS en el sitio ha sido la norma para los sistemas POS informatizados, pero ahora es más común utilizar sistemas basados en la nube o híbridos que dependen tanto de Internet como de alojamiento local. El software POS en el sitio tiende a ser costoso de configurar, a menudo requiere asistencia y mantenimiento profesionales. Los sistemas basados en la nube tienden a ser más baratos (normalmente pagados como un costo mensual fijo) y con más opciones para integrarse con otros programas de software.

Por último, las aplicaciones POS pueden diferir enormemente en cuanto a las características y el diseño que tienen. Cada sector empresarial tiene sus propias necesidades que las aplicaciones POS especializadas pueden satisfacer. Por ejemplo, los restaurantes necesitan un diseño de mesa para adjuntar pedidos y pueden querer una interfaz de menú de autoservicio para que los comensales puedan pedir en sus mesas antes de ser servidos.

Hardware

Las empresas tendrán diferentes necesidades cuando se trata de hardware punto de venta. Echemos un vistazo a algunos de los componentes de hardware más importantes.

  • Interfaz/dispositivo donde registra los detalles de la transacción: Podría ser, por ejemplo, una caja registradora con botones, monitor de PC de pantalla táctil o dispositivo móvil con una aplicación POS.
  • Cajero de efectivo: Se utiliza para almacenar las tomas diarias y flotación de efectivo junto con cheques, vales, recibos y recibos relevantes para la contabilidad.
  • Impresora de recibo: Se utiliza para imprimir recibos para clientes o informes de fin de día para cobrar.
  • Máquina de tarjetas: Se utiliza para procesar pagos realizados con tarjetas de débito o crédito o carteras móviles a través de NFC. Las máquinas de tarjetas tradicionales requieren instalación de software (si no está incluido) y tarjeta SIM o cable fijo, mientras que los lectores de tarjetas basadas en aplicaciones utilizan datos de red o WiFi desde un dispositivo móvil conectado.
  • Dispositivos de red: Ya sea que dependa de un sistema basado en la nube o en el local, es probable que necesite una configuración de red para una conexión a Internet o para conectar su sistema informático en las instalaciones. Esto podría ser, por ejemplo, un router, módem o centro que conecta varios ordenadores locales.

Diferentes puntos de venta

Un pequeño café podría optar por aceptar tarjetas a través de una aplicación POS basada en la nube en un iPad conectado a un lector de tarjetas compactas conectado a Bluetooth. Si toma dinero en efectivo, un cajón de efectivo es importante para la máxima seguridad. Ahora es la norma para las aplicaciones POS para enviar recibos a través de correo electrónico o texto, por lo que en teoría, una configuración POS presupuesto podría excluir una impresora de recibo. Sin embargo, sigue siendo un requisito en algunos países para proporcionar un recibo en papel cuando se le pide, por lo que puede no ser capaz de hacerlo sin ella.

Con el POS basado en la nube, el propietario de la empresa puede comprobar las ventas desde casa en la cuenta de la oficina posterior de POS y enviar un informe diario de Excel al contable. La persona que cobra en el café sólo tiene que reloj hacia fuera en el iPad, comprobar las discrepancias entre las transacciones registradas y efectivo real y toma de tarjetas, organizar la banca y cualquier otra importante actividades al final del día.

Una tienda podría elegir un sistema POS en el sitio si su Internet no es confiable o prefieren tener todos los datos almacenados en sus instalaciones solamente. El equipo es generalmente no portátil, la instalación requiere ayuda profesional, y el software generalmente necesita una persona de TI para venir físicamente y realizarlos en el sitio. Todos estos costos suman, por lo que es principalmente los grandes minoristas con los recursos que todavía están optando por POS en el sitio.

Una caja de supermercado es uno de los tipos más completos de POS, simplemente debido al volumen y variedad de productos que necesitan ser registrados (a veces con un precio por peso), preparados (alarmas desmontadas, empaquetar artículos rápidamente) y pagados.

Alternativamente, algunos software POS de la nube ofrece un modo sin conexión que mantiene el POS funcionando durante ninguna conectividad, luego sincroniza todos los nuevos datos con el motor cuando el sistema local está de nuevo en línea.

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