Así que, naturalmente, manejar su horario puede ser intimidante, por decir lo menos.

Estamos aquí para proporcionar la dirección que necesita para gestionar con éxito el horario de un CEO con facilidad y eficiencia. La gestión de un horario bien estructurado y equilibrado es una pequeña (todavía poderosa) parte de asegurar el éxito de la organización!

12 consejos para gestionar el calendario de un CEO

  • Ayúdelos a mantenerse en el horario

Muchos investigadores sugieren que empezar el día con un máximo de cuatro horas de trabajo profundo centrado es óptimo para la máxima productividad. El resto del día está disponible para asistir a reuniones, hacer trabajo ligero, o tomar tiempo de relajación con propósito. Este horario puede ser necesario ajustar a la preferencia y disponibilidad de cada CEO, pero en general, considerar el bloqueo de tiempo para las tareas que requieren un enfoque profundo.

2 Crear una rutina

En una línea similar a bloquear el tiempo para asegurar que las tareas se completan, la creación de un horario consistente a través de una rutina es una gran manera de ayudar a un CEO mentalmente prepararse para su día por delante — después de todo, es útil para un líder saber cuándo van a participar en ciertas actividades. Crear su propia rutina para seguir también le permitirá al CEO saber en qué se centrará durante el día, para que sepan cuando está disponible o ocupado.

Por ejemplo, trate de dedicar la primera hora o dos de cada día a leer a través de correos electrónicos. Limpiar una bandeja de entrada antes de comenzar un trabajo profundo es una manera suave de aprovechar el aumento de productividad de la mañana, al mismo tiempo que se pone al día en cualquier aviso importante.

3 Conocer sus preferencias

En la mayoría de los casos, su CEO tiene muchos años de experiencia de trabajo bajo su cinturón y es probable que hayan desarrollado su propio conjunto de hábitos y preferencias como resultado. Entender estas preferencias e integrarlas en el calendario del CEO es una forma pequeña pero impactante que puede hacer que el calendario sea fácil de navegar para ellos. Hacerlo les ayudará a sentirse equilibrados y alineados con su trabajo diario.

Como un ejemplo, es útil saber si su CEO prefiere asistir a las reuniones a través de chat de vídeo, por teléfono o en persona.

4 Utilice una herramienta de productividad

El director general promedio asiste a alrededor de 37 reuniones por semana.

Usar una herramienta de productividad como Fellow para sincronizar agendas de reuniones con eventos del calendario es una manera perfecta de gestionar información y procesos dentro del horario ocupado de un CEO. Mantener la agenda vinculada al evento del calendario hace que todo sea fácilmente accesible para que se pueda dedicar más tiempo a tomar decisiones productivas en lugar de escaquear para recordar información o puntos de conversación.

5 Usar un sistema de codificación de colores

Un CEO es responsable de hacer malabares de muchas tareas de organización a la vez. Incluso se muestra cuidadosamente en un calendario, el horario diario de un CEO puede ser difícil de leer, entender y organizar.

Utilizando un sistema de codificación de colores para vincular cada reunión a una categoría específica, permite que su CEO deslice rápidamente su próximo calendario y visualice el porcentaje de tiempo dedicado a cada área de enfoque. Puede elegir el código de color en función del tipo de trabajo (es decir, trabajo profundo, trabajo ligero, tiempo de relajación, reuniones), en la función de organización (es decir, finanzas, estrategia, viajes), o de una manera alternativa que se adapte a su CEO.

6 Enviar recordatorios a las reuniones

Los recordatorios de reuniones son útiles por muchas razones. Primero, son beneficiosos cuando las reuniones son consecutivas. Un recordatorio de 5 o 10 minutos puede notificar al CEO que la próxima reunión es inminente para que puedan dejar la primera llamada a tiempo para la siguiente.

Además, los recordatorios de reuniones pueden ayudar cuando un CEO está en foco profundo o está haciendo otra actividad antes de la llamada. Establecer un recordatorio de reuniones de 30 minutos puede ayudar a cambiar el enfoque de su actividad anterior y pivotar su modo de trabajo para prepararse para la próxima reunión.

7 Programar reuniones periódicas al mismo tiempo

A medida que nos adentramos en un mundo de trabajo permanentemente remoto (o híbrido), se está haciendo evidente que los CEOs van a conectarse con socios globales a través de canales virtuales durante mucho tiempo. Tener una conciencia de las diferentes zonas horarias en las que se encuentran los asistentes a la reunión es una señal de respeto a todos los que están en la llamada. Si la reunión está acogiendo a asistentes de otros países con los que no estás familiarizado, asegúrate de investigar qué horas del día se consideran apropiadas para el trabajo para asegurar que estás siendo respetuoso con el tiempo de los asistentes.

Si bien el mundo virtual se ha hecho cargo de un montón de reuniones, definitivamente no ha borrado la necesidad de reuniones en persona. Al programar una reunión en persona, siempre agregue el tiempo de viaje que tarda en viajar cada trayecto, aumentado en un 25% (por ejemplo, un viaje de 20 minutos debe tener al menos 25 minutos bloqueados y un vuelo de 2 horas debe tener 2 horas y media bloqueado). La “ventana de seguridad” del 25% en la planificación de viajes asegura tiempo extra si hay congestión en la carretera, un vuelo se retrasa, o cualquier otra cosa sucede mientras se desplaza a la reunión. Esta regla también se aplica si su CEO viene a la oficina cada día. En lugar de reservar reuniones para cuando el CEO está programado para llegar a la oficina, intente mover las primeras reuniones a 30 minutos después de su hora prevista de llegada.

Cuando se utiliza el método de bloqueo de tiempo, usted puede programar el tiempo que es específicamente para no hacer nada. Si su CEO realmente lo utiliza depende de ellos, pero al menos usted está proporcionando la oportunidad y recordatorio de conseguir un poco de aire fresco o un bocadillo. (En la misma nota, horario para que su CEO para comer, también!)

12 Ayúdelos a mantenerse en el horario previsto

Asesoramiento de despedida

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