La gestión de carteras de proyectos (PPM) es una industria de rápido crecimiento con un valor de más de 2.900 millones de dólares en 2019. En los próximos siete años, este mercado y las herramientas que se espera que crezcan a una tasa anual compuesta de 13.4%. Lo que significa que ahora es un gran momento para aprender sobre ello y adelantarse a la curva. En esta guía completa de gestión de carteras de proyectos, vamos a pasar por lo básico y luego sumergirnos más profundamente en consejos procesables. También le diremos todo sobre la única herramienta que necesita para dominar PPM.

¿Qué es la gestión de la cartera de proyectos?

La gestión de la cartera de proyectos es un método utilizado por las organizaciones para planificar los calendarios y asignar los recursos necesarios para que la cartera de proyectos tenga éxito.

La gestión de carteras de proyectos es, en esencia, la gestión de proyectos a mayor escala, porque se refiere a agrupaciones de proyectos agrupados en carteras de trabajo. PPM es un sistema para analizar el ROI, el rendimiento y los riesgos de cada cartera de proyectos para que se pueda priorizar el trabajo adecuado.

La diferencia entre la gestión de proyectos y la gestión de carteras es que la gestión de proyectos se centra en proyectos individuales, mientras que la gestión de carteras supervisa todos los proyectos a la vez.

¿Cuáles son los objetivos de la gestión de la cartera de proyectos?

Los objetivos de la gestión de la cartera de proyectos incluyen averiguar qué está funcionando, qué no lo está y cómo las empresas pueden racionalizar sus esfuerzos.

La gestión de la cartera de proyectos empresariales es una manera para que las grandes corporaciones gestionen y evalúen un gran número de proyectos agrupandolos en carteras estratégicas. Estas carteras se analizan para obtener una eficacia global, cómo sus estimaciones se comparan con los costos reales y si se alinean con los objetivos estratégicos más grandes de la organización.

En efecto, es un proceso basado en datos que utiliza las lecciones aprendidas para ayudar a una empresa a decidir qué tipos de proyectos seguir haciendo o dejar de hacer.

El proceso involucra a ejecutivos que revisan regularmente las carteras para decidir cuáles son los que hacen el recorte. Miran cómo se gasta el presupuesto, cuánto valor y el ROI de cada cartera de proyectos entrega, y se aseguran de que hay suficientes recursos para recorrer. Los ejecutivos monitorean de cerca el progreso de las carteras de proyectos en tiempo real mediante el uso de software de gestión de cartera de proyectos empresariales que compara los datos actuales con los datos anteriores.

Las empresas que participan en la gestión de la cartera de proyectos suelen ser bombardeadas por:

  • Un número abrumador de proyectos simultáneos que no aportan valor a la organización, a menudo debido a la falta de enfoque
  • Proyectos que no apoyan metas empresariales más grandes para toda la empresa
  • Proyectos que se retrasan enormemente, lo que da lugar a ingresos no recaudados y a un retraso en el rendimiento de la inversión
  • Conflictos de recursos, sobre todo cuando las personas son asignadas a proyectos simultáneos, lo que da lugar a estrangulamientos y retrasos

El objetivo de la gestión de la cartera de proyectos empresariales es mejorar el resultado final eliminando las carteras de proyectos que agotan los recursos y no contribuyen a la salud de la empresa.

Sin embargo, es posible que encuentre varios desafíos al dirigir un negocio de servicios profesionales.

¿Cuáles son los retos de la gestión de la cartera empresarial?

Los desafíos más comunes de la gestión de cartera empresarial giran en torno a la ejecución de proyectos, la asignación de recursos y la gestión de riesgos. Cuando su empresa está gestionando esfuerzos complejos y a gran escala compuestos por proyectos en ejecución simultánea, tendrá dificultades como:

  • Si bien los proyectos podrían sobrevivir con una estructura sencilla (por ejemplo, un director de proyecto, un ejecutivo superior y un patrocinador de negocios), las carteras enteras requerirán una gobernanza más compleja en la que participen muchas más partes interesadas repartidas entre varios departamentos.
  • Un gran número de proyectos ocurren simultáneamente, lo que resulta en conflictos de recursos, cuellos de botella y retrasos. Con las tareas que se ejecutan en paralelo, la planificación y gestión de una cartera de proyectos requiere serias habilidades de administración, coordinación y liderazgo.
  • Problemas de gestión financiera. Proyectos propuestos que no se enrollan para apoyar los objetivos empresariales de toda la empresa. Los proyectos se retrasan enormemente, lo que afecta negativamente los ingresos y el ROI, demostrando que podrían beneficiarse del software de gestión de cartera de proyectos.

Una vez que el proceso se pone en marcha y la estrategia se infunde en todos los gastos relacionados con los proyectos en toda la empresa, los proyectos se alinean mejor con los objetivos de la empresa.

Cuando los proyectos apoyan una estrategia más amplia, las carteras funcionan mejor desde el punto de vista económico, dando a la empresa un mejor rendimiento global de la inversión. Aquí es donde puede entrar la herramienta adecuada para ayudar a garantizar la eficiencia necesaria de la empresa.

¿Cuál es el papel de un gestor de proyectos de cartera?

El papel de un gestor de proyectos de cartera en cualquier asignación es planificar y supervisar un proyecto desde el concepto hasta la finalización. Crearán procesos, usarán software de gestión de proyectos para organizar equipos y se comunicarán con todos los interesados del proyecto.

A medida que las carteras a gran escala son rastreadas y analizadas, se colocan más responsabilidades sobre los hombros de quienes autorizan, registran y reportan estos gastos. Significa más margen de error, y por lo tanto más necesidad de cumplir con las regulaciones sobre gastos.

El proceso de gestión de la cartera de proyectos

El proceso de gestión de una cartera de proyectos es complejo, por decir lo menos. Además de desarrollar un plan que alcance las metas de todos, un gran proceso de gestión de cartera de proyectos incluirá cómo la organización medirá el éxito.

El proceso también incluirá una estrategia clara, un proceso de seguimiento de los indicadores clave de rendimiento y un sistema de comunicación sólido para que no se escuche voz alguna, pero el paso más importante en la cartera de proyectos es, sin duda, la gestión de riesgos.

Principales consejos para la gestión de riesgos de cartera

La gestión del riesgo de la cartera de proyectos consiste en reducir las oportunidades de fallos como las fechas de entrega perdidas y los gastos excesivos. Estas son algunas maneras viables de sobresalir en la gestión del riesgo de cartera sin importar cuánta experiencia tenga:

  1. Tomar todos los peores escenarios en serio, especialmente si parecen poco probables. Baja probabilidad no significa que no va a suceder. No planificar para lo improbable podría conducir a problemas aún mayores en el camino.
  2. Recuerde mirar las dependencias también. Si los componentes del proyecto dependen unos de otros y algo sale mal, puede crear un efecto de onda.
  3. Los riesgos tienen diferentes niveles de impacto en función de cuándo ocurren a lo largo de los proyectos. Considere lo que usted hará para disminuir un riesgo identificado en cada fase importante del proyecto por si acaso.
  4. Cree planes accionables con instrucciones que los directores de proyectos puedan entender e implementar fácilmente.
  5. Recuerde calcular el esfuerzo puesto en la ejecución de planes de gestión de riesgos. Recuperarse de un riesgo específico puede tomar más recursos que simplemente moverse en una nueva dirección.

¿Cuáles son los beneficios de las herramientas de gestión de cartera de proyectos?

Para las organizaciones con muchos proyectos simultáneos, los beneficios del software de gestión de cartera de proyectos es que asegura que todos los proyectos tengan la mano de obra adecuada para ser cumplidos dentro del plazo acordado mientras se mantienen dentro del presupuesto.El software también puede ser utilizado para comparar y luego predecir las necesidades de recursos futuras, determinar el ROI de los compromisos de proyecto, y gestionar los riesgos potenciales.

Las soluciones de gestión de cartera de proyectos también pueden manejar funciones administrativas, como monitorear las cargas de trabajo de los miembros del equipo, rastrear las horas facturables y gestionar las solicitudes de cambio. En resumen, el software PPM adecuado ayuda a los equipos a superar los muchos desafíos que enfrentan las empresas.

Todo el punto de PPM es mejorar la línea de fondo dando prioridad a las carteras de proyectos que agregan valor y contribuyen a la salud de la organización. Y cuando se utiliza el software adecuado para el trabajo, se puede hacer esto a un ritmo mucho más rápido.

  1. Una mayor transparencia conduce a decisiones más inteligentes
    El software de gestión de carteras de proyectos da a sus equipos transparencia en el trabajo. De repente, toda la gama de proyectos puede ser vista por la organización. Esto significa que usted puede tomar decisiones más inteligentes y basadas en hechos sobre su trabajo, en lugar de tomar decisiones basadas solo en sentimientos intestinales. También significa que usted puede alinear mejor los proyectos con los objetivos de la empresa.
  2. Una mejor visibilidad significa una gestión eficiente de los recursos

Presentación del mejor software de gestión de carteras de proyectos empresariales

Wrike es el mejor software de gestión de carteras de proyectos empresariales. Nuestra sólida solución aborda todos los aspectos de la gestión de carteras de proyectos con herramientas fáciles de usar como:

  • Matriz de proyectos que desglosan los riesgos e identifican categorías, probabilidades e impactos clave.
  • Tableros que le ayudan a monitorear los riesgos y el progreso en todos los proyectos al mismo tiempo.
  • Herramientas de presentación de informes que pueden personalizarse para capturar automáticamente los datos de riesgo y predecir los resultados de los proyectos para una variedad de escenarios en los peores casos.

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